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Fiche pratique

Obligations comptables du commerçant (entrepreneur individuel)

Vérifié le 11/05/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

L'entrepreneur individuel (EI) qui exerce une activité commerciale doit remplir plusieurs obligations comptables. Il s'agit notamment de la facturation, de la tenue d'une comptabilité et de certains registres, de l'établissement de comptes annuels et de la conservation de documents comptables.

  • Régime réel simplifié
  • Régime réel normal d'imposition

Le commerçant est tenu <span class="miseenevidence">d'établir des factures pour toutes ses ventes</span>.

Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F23208">« Tout savoir sur la facturation »</a>.

 Attention :

Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">75 000 €</span>. En cas de récidive cette amende peut être portée à <span class="valeur">150 000 €</span>.

Le commerçant qui exerce une <span class="miseenevidence">activité commerciale</span> doit tenir une comptabilité.

Lorsqu'il est soumis (de plein droit ou sur option) à un<span class="miseenevidence"> régime réel simplifié d'imposition,</span> sa comptabilité peut être tenue de manière <span class="miseenevidence">super-simplifiée</span>. Pour bénéficier de ce régime, l'entrepreneur individuel doit opter pour celui-ci. Chaque année il doit indiquer s'il opte pour le régime comptable super-simplifié sur sa déclaration de résultat n° 2031 en cochant la case prévue à cet effet  :

Formulaire
Déclaration 2023 des revenus 2022 - Bénéfices industriels et commerciaux (BIC)

Cerfa n° 11085

Accéder au formulaire  

Ministère chargé des finances

Il doit alors enregistrer de <span class="miseenevidence">manière chronologique</span> les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent le<span class="miseenevidence"> patrimoine</span> de son entreprise. Il doit également contrôler la valeur de ses <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R64785">actifs</a> et <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R57061">passifs</a> <span class="miseenevidence">au maximum tous les 12 mois</span> par le biais d'un inventaire. L'entreprise peut réaliser une évaluation simplifiée des stocks et des productions.

Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'il décide de <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F31447">la confier à un professionnel</a>, il doit obligatoirement s'adresser à <span class="miseenevidence">un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre</span> :

Où s’adresser ?

Ordre des experts-comptables

Le commerçant peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans la gestion de son entreprise (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, il doit communiquer chaque année ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel il adhère.

 Attention :

En cas <span class="miseenevidence">d'omission volontaire</span> dans la facturation du commerçant (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis le manquement risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et <span class="valeur">500 000 €</span> d'amende.

Le commerçant doit établir les documents comptables suivants :

  • <span class="miseenevidence">Livre-journal</span> : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R12474">créances</a> sont constatées uniquement à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéances régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
  • <span class="miseenevidence">Grand-livre</span> : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le <a href="https://www.anc.gouv.fr/files/live/sites/anc/files/contributed/ANC/1_Normes_françaises/Reglements/Recueils/PCG_Janvier2023/PCG_1er-janvier-2023.pdf" target="_blank">plan comptable général (PCG)</a>. Les opérations sont classées par ordre chronologique.
  • <span class="miseenevidence">Manuel des procédures comptables</span> : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.

Chaque livre reçoit un <span class="miseenevidence">numéro d'identification répertorié par un greffier</span>. Ils doivent également être <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F31216">cotés et paraphés</a>.

Tout enregistrement comptable doit préciser <span class="miseenevidence">l'origine</span>, le <span class="miseenevidence">contenu</span> et <span class="miseenevidence">l'affectation à un compte</span> de chaque donnée, et les <span class="miseenevidence">références</span> de la pièce justificative qui l'appuie.

Les livres peuvent être tenus de <span class="miseenevidence">manière électronique </span>avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établi pour garantir leur contenu.

  • Petite entreprise
  • Moyenne entreprise

L'entreprise est une petite entreprise si elle remplit <span class="miseenevidence">2 des 3 critères</span> suivants :

  • Bilan total inférieur ou égal à <span class="valeur">6 000 000 €</span>
  • Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à <span class="valeur">12 000 000 €</span>
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année <span class="miseenevidence">inférieur ou égal à 50</span>

À la fin de chaque exercice comptable, il faut établir les <span class="miseenevidence">comptes annuels</span> de l'entreprise. Ils sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Ils peuvent être présentés sous une <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R52884">forme simplifiée (modèle de document).</a>

Le commerçant soumis au régime simplifié d'imposition n'est pas obligé d'établir l'annexe qui compose normalement les comptes annuels.

L'entreprise est une entreprise moyenne si elle remplit <span class="miseenevidence">2 des 3 critères</span> suivants :

  • Bilan total inférieur ou égal à <span class="valeur">20 000 000 €</span>
  • Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à <span class="valeur">40 000 000 €</span>
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année <span class="miseenevidence">inférieur ou égal à 250</span>

À la fin de chaque exercice comptable, il faut établir les <span class="miseenevidence">comptes annuels</span> de l'entreprise. Ils sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. L'entreprise peut présenter son <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R52884">compte de résultat sous une forme simplifiée (modèle de document)</a>.<a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R52884">

Le commerçant soumis au régime simplifié d'imposition n'est pas obligé d'établir l'annexe qui compose normalement les comptes annuels.

<span class="miseenevidence">Composition du bilan, du compte de résultat et de l'annexe</span>

<span class="miseenevidence">Le bilan</span> présente les éléments <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R64785">actifs</a> et <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R57061">passifs</a> de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.

<span class="miseenevidence">Le compte de résultat</span> rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.). Il fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R55294">amortissements</a> et des <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R50457">provisions</a>).

<span class="miseenevidence">L' annexe</span> commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Le commerçant a l'obligation de conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, registres...) <span class="miseenevidence">au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable</span>.

 Attention :

La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Le commerçant qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>.

Le commerçant est tenu <span class="miseenevidence">d'établir des factures pour toutes ses ventes</span>.

Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche <LienInterne LienPublication="F23208" type="Fiche d'information" audience="Professionnels">« Tout savoir sur la facturation »</a>.

 Attention :

Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">75 000 €</span>. En cas de récidive cette amende peut être portée à <span class="valeur">150 000 €</span>.

Le commerçant qui exerce une <span class="miseenevidence">activité commerciale</span> doit tenir une comptabilité.

Il doit enregistrer de <span class="miseenevidence">manière chronologique</span> les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent le<span class="miseenevidence"> patrimoine</span> de son entreprise. Il doit également contrôler la valeur de ses <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R64785">actifs</a> et <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R57061">passifs</a> <span class="miseenevidence">au maximum tous les 12 mois</span> par le biais d'un inventaire.

Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'il décide de <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F31447">la confier à un professionnel</a>, il doit obligatoirement s'adresser à <span class="miseenevidence">un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre</span> :

Où s’adresser ?

Ordre des experts-comptables

 Attention :

En cas <span class="miseenevidence">d'omission volontaire</span> dans la facturation du commerçant (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et <span class="valeur">500 000 €</span> d'amende.

Le commerçant peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut aider l'entrepreneur dans la gestion de son entreprise (fiscalité, comptabilité...). En revanche, il doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel il adhère chaque année.

Le commerçant doit établir un certain nombre de registres comptables obligatoires. Il s'agit des livres suivants :

  • <span class="miseenevidence">Livre-journal</span> : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés. Ils sont enregistrés jour par jour, opération par opération.
  • <span class="miseenevidence">Grand-livre</span> : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le <a href="https://www.anc.gouv.fr/files/live/sites/anc/files/contributed/ANC/1_Normes_françaises/Reglements/Recueils/PCG_Janvier2023/PCG_1er-janvier-2023.pdf" target="_blank">plan comptable général (PCG)</a>. Les opérations sont classées par ordre chronologique.
  • <span class="miseenevidence">Manuel des procédures comptables</span> : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.

Chaque livre reçoit un <span class="miseenevidence">numéro d'identification répertorié par un greffier</span>. Ils doivent également être <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F31216">cotés et paraphés</a>.

Tout enregistrement comptable doit préciser <span class="miseenevidence">l'origine</span>, le <span class="miseenevidence">contenu</span> et <span class="miseenevidence">l'affectation à un compte</span> de chaque donnée, et les <span class="miseenevidence">références</span> de la pièce justificative qui l'appuie.

Les livres peuvent être tenus de <span class="miseenevidence">manière électronique </span>avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou l'entrepreneur les établis pour garantir leur contenu.

  • Petite entreprise
  • Moyenne entreprise

L'entreprise est une petite entreprise si elle remplit <span class="miseenevidence">2 des 3 critères</span> suivants :

  • Bilan total inférieur ou égal à <span class="valeur">6 000 000 €</span>
  • Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à <span class="valeur">12 000 000 €</span>
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année <span class="miseenevidence">inférieur ou égal à 50</span>

À la fin de chaque exercice comptable, il faut établir les <span class="miseenevidence">comptes annuels</span> de l'entreprise. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Ils peuvent être présentés sous une <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R52884">forme simplifiée (modèle de document).</a>

L'entreprise est une entreprise moyenne si elle remplit <span class="miseenevidence">2 des 3 critères</span> suivants :

  • Bilan total inférieur ou égal à <span class="valeur">20 000 000 €</span>
  • Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à <span class="valeur">40 000 000 €</span>
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année <span class="miseenevidence">inférieur ou égal à 250</span>

À la fin de chaque exercice comptable, il faut établir les <span class="miseenevidence">comptes annuels</span> de l'entreprise. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. L'entreprise peut présenter son compte de résultat sous une forme simplifiée.<a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R52884">

<span class="miseenevidence">Composition du bilan, du compte de résultat et de l'annexe</span>

<span class="miseenevidence">Le bilan</span> présente les éléments <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R64785">actifs</a> et <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R57061">passifs</a> de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les <LienInterne LienPublication="F24024" type="Fiche d'information" audience="Professionnels">capitaux propres</a>.

<span class="miseenevidence">Le compte de résultat</span> rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R55294">amortissements</a> et des <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=R50457">provisions</a>).

<span class="miseenevidence">L'annexe</span> commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Le commerçant a l'obligation de conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, registres...) <span class="miseenevidence">au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable</span>.

 Attention :

La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Le commerçant qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>.

Dans cette fiche nous présentons les règles concernant le commerçant soumis à un <span class="miseenevidence">régime réel d'imposition</span> (simplifié ou normal).

Il est soumis au <span class="miseenevidence">régime réel simplifié d'imposition</span> s'il remplit toutes les conditions suivantes :

  • Le chiffre d'affaires de l'entreprise ne dépasse pas les montants suivants :
  • Le montant de la TVA dont elle est redevable est inférieur à <Valeur/>

Le commerçant est soumis au <span class="miseenevidence">régime réel normal d'imposition</span> s'il dépasse ces seuils.

Pour connaître les obligations comptables du <span class="miseenevidence">micro-entrepreneur</span>, il est possible de <a href="https://www.ispagnac.fr/mes-demarches-administratives/professionnel/?xml=F23266">consulter la fiche correspondante</a>.

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